koeだめ 過去アーカイブ[〜2013-12-14]

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Outlook2007とWindows MobileでGTDをする

案外、Windows MobileGTDを実践する方法がWebに上がっていません。
最近、PC側でOutlook2007を使う事で、簡単・容易にWindows MobileGTDを行えるようになったので、そのやり方を記します。

この方法は、以下の点が強みとなります。

  1. いつも使ってるWindows Mobileの携帯を見るだけで、次すべきタスクが良くわかる事
  2. PCにつなぐとシンクロしてくれるためOutlookWindows Mobileで常に最新の状況を保つことができる事
  3. Outlookはエクスポート機能が強力なので、別のツールに移行するときに安心な事
  4. タスクに長文のメモ書きやファイルの添付などが行える事

また、何故Outlook2007でやるのかは、以下の点がその理由となります。

  1. OutlookWindows Mobileな携帯とをシンクロさせて、予定は常に携帯で見れる・編集できるようにしている。
  2. これまでタスクは別のGTDのやり方でやっていたが、予定と一緒に見れた方が便利
  3. 手書きでは自分の字の汚さが辛くなってきた。
  4. 予定と同じく、Outlookで更新したタスクもWindows Mobileで更新したタスクも、シンクロして最新の状況を互いに保てて便利
  5. Outlook2007では「分類項目」を1タスクにつき1つだけ設定することが容易になった
  6. Mac+OmniFocus+iPhone/iPodTouchが羨ましかったので、似たような事をWindows+Outlook+WindowsMobileで実現したかった

PC側(Outlook2007)

入力


Outlook「仕事」機能を使って、タスクをどんどんと入れていきます。
「仕事の件名」のみをバカスカ打ち込んでいきます。
この際、プロジェクト名は[]でくくり、場所に依存するものは@付きで書いて、視認と検索をしやすいようにしています。

「NextAction」とか「Someday/Maybe」とかを割り当て

タスクの仕訳は「分類項目」を利用して、「NextAction」だの「Someday/Maybe」だの「Calendar」だのを割り当てます。

1タスクにつき複数の「分類項目」を設定できますが、ややこしくなるので1タスクにつき1つだけ分類を割り当てるようにしましょう。
日付が決まっているタスクは、「Calendar」分類を付けて、「開始日」と「期限」を登録しておきます。
別に日付が決まってないけど今日やる! とか明日やる! とか決めたタスクは、「NextAction」分類を付けています。

携帯側(Windows Mobile

Todayに当日の予定とともに、やるべきタスクを表示しています。
携帯を一瞥すれば何をやったらいいか一目瞭然であり、時間になったら知らせてくれる「通知」機能によるリマインダもあります。

タスクが完了したら、携帯側でそのタスクを「終了」とマークするだけです。
PCに携帯を接続してシンクロしたら、PC側にもその情報が反映されます。